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解決方案 Case

檔案管理條碼解決方案

日期: 2017-05-17
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檔案管理條碼解決方案

解決方案研發背景

在當前狀況下,我們面對成千上萬的檔案資料,面對不同的發文號,不同的新分類別,每天又要迎接數百卷的新案入庫,舊案的借出、歸還、清點等操作,工作人員在信息登入過程中聽錯、寫錯、看錯、錄入錯、放入錯等情況時有發生,嚴重的滯礙著檔案管理的工作。為了使檔案的利用工作也能與時俱進,適應當前工作需要,用更科學的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫。

當前檔案管理存在的系列問題
1、檔案管理分散,沒有集中管理,不便查找
2、部分檔案歸檔不及時,造成檔案遺失
3、項目資料保存不完整,部分報批報建資料不齊全,部分批閱件原件查找困難
4、紙制資料存檔不便檢索,且容易丟失,造成追溯過程的中斷
5、在進行檔案借出及交還過程中,手續過于繁雜
6、檔案管理工作不夠專業,沒有經過系統的培訓

為了解決以上等問題,深圳斯邁爾電子有限公司研發了科學適用的檔案管理條碼應用系統,方便、順捷、高效的幫助政企部門做好檔案資料的管理。

系統概述
1、檔案管理條碼應用系統是基于條碼技術、RFID(無線射頻自動識別)技術和現代化檔案精益管理思想開發出來的檔案管理條碼應用系統。
2、實現自動化管理,有效地對檔案流程和空間進行管理,實現批次、單次管理,快速歸檔、借閱、移交和檔案盤點。
3、條碼技術與信息處理技術相結合,幫助我們合理地利用庫房空間。
4、通過無線網絡運行數據采集記錄并跟蹤檔案的情況,對檔案的操作進行全面的控制和管理,最終提高企業的檔案管理能力。
5、強大的系統擴展性與基于.NET的開發技術,使該系統與ERP信息系統的集成變得異常容易。能方便地按照客戶需求搭建相應的功能模塊。支持SQL Severy、Oracle、Sybase、DB2等關系型數據庫。

系統核心功能及架構圖

A、核心功能圖
檔案管理條碼解決方案

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B、系統架構圖
檔案管理條碼解決方案

系統特色

1、功能強大
具有一流的用戶界面和靈活而強大的功能設置,可任意增添修改登錄界面,更換數據庫,增加文件或檔案類型。

2、獨立運行的具有接口功能的歸檔管理
系統C/S和B/S結構相結合,充分平衡系統易用性和安全性。不受用戶站點限制。可以實現集中存儲,集中應用的多樣式管理,與OA、PDM等系統接口形成文檔、科檔的一體化管理。

3、安全可靠
系統內置了較強的安全控制體系,同時也可與各種安全系統集成,確保了用戶對安全性的要求,并經過多年的完善和實際應用考驗,系統日臻完善。

4、兼容性好
可根據用戶需要對項目進行二次開發,以滿足特定應用的特定需求。另一方面,也可作為產品化系統直接應用,可與各種新的應用系統環境進行集成。

5、易學易用
系統有詳細的操作手冊和安裝說明,檔案管理操作人員只要閱讀手冊,就可輕松掌握該軟件的使用方法。系統提供了多種圖形、圖像、文本和電子表格等文件格式的歸檔管理和顯示功能,支持多種電子文件的瀏覽和顯示為高水平的用戶提供了更廣泛的應用空間。

6、標準規范
符合國家《CAD文件歸檔規范》和《檔案管理軟件功能要求》符合國家檔案局歸檔和分類規范。貼近各級檔案部門的實際工作,適用范圍廣。是真正專業而通用的檔案管理軟件。

7、無線網絡
檔案管理條碼系統在檔案的標識采用條碼與無線射頻RFID等自動識別技術,在數據采集方面采用最新的802.11B協議的可靠移動數據采集與計算技術。?
通過中間數據表、中間文件、Web service等方式,已和SAP、ORACLE、QAD易飛、易拓、金蝶、用友等國內外管理軟件實現無縫集成。

應用后產生效應及解決的問題

產生的效應
1、優化資源利用率,降低人力成本70%
2、減少檔案的丟失70%-
3、減少操作的錯誤率80%
4、增強檔案的追溯100%
5、減少工作量和工作時間50%
6、提高客戶服務水平?

?系統開發效率極大提高,成本降低,上線成功率可達到100%。???
?系統采用C./S、B/S架構設計、運行效率高、安全穩定、同時可以和各類生產管理系統靈活對接,達到全面的協同。

解決的問題

1、取消鍵盤按鍵輸入
2、快速進行檔案的借還交接、簡化手續
3、全面快速提取信息
4、減少取案、放案的錯誤發生
5、提供檔案的跟蹤與調控?

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